Produktiver zu sein kann zwei Dinge bedeuten:
1. Du schaffst in einer bestimmten Zeit noch mehr
2. Was Du leisten musst, leistest du in viel kürzerer Zeit
Produktiv zu sein ist schon seit eh und je ein wichtiger Erfolgsfaktor. Vor allem in der heutigen Leistungsgesellschaft. Wenn du sehr produktiv bist, kannst du auch mehr Aufträge annehmen, oder deinen Kundenkreis vergrößern und damit wirtschaftlich wachsen. Glücklicherweise stehen uns dank moderner Technik viele Helferlein zur Verfügung. Viele von Ihnen, dank Smartphones, auch mit mobiler App.
Erinnern wir uns zuvor an den weisen Satz von Cyril Northcote Parkinson:
Zwischen Wichtigem und Unwichtigem zu unterscheiden, bildet das Geheimnis jeden Erfolgs
Einfach ausgedrückt, wir müssen die Aufgaben zuerst priorisieren. Damit wären wir bei unserer ersten Kategorie von Tools.
Management und Planungstools
Wrike
Wrike ist ein wirklich tolles Tool, mit dem du sehr produktiv sein kannst. Es eignet sich für Planung, Organisation, Prüfung und Zeiterfassung und bietet, selbstverständlich, auch eine mobile App für iPhone und Android an. Als Administrator kannst du jedem deiner Mitarbeiter oder Kollegen ein eigenes Board anlegen. Du kannst aber auch Mitarbeiter kreuz und quer in verschiedene Boards aufnehmen, wenn bestimmte Projekte die Mitarbeit von mehreren Personen erfordern.
Wie in den meisten modernen Tools arbeitest du auch in Wrike mit Tasks die in die verschiedenen Verarbeitungsstadien verschoben werden können. Beispielsweise kannst du eine Aufgabe einstellen welche dann von der Person die sie bearbeiten soll, bei Arbeitsbeginn in das Stadium „In Bearbeitung“ gestellt wird. Die bearbeitende Person kann vor Beginn der Bearbeitung die Uhr laufen lassen, bei Pausen stoppen und wieder starten. Nach Erledigung der Aufgabe kann dann die Gesamtdauer eingesehen werden. Natürlich kannst du Wrike auch nur für dich selbst nutzen. Priorisiert wird durch die vorherige Definition von verschiedenen Farben für die unterschiedlichen Prozesse und Arbeitsschritte. Das wichtigste jedoch an Wrike, und damit auch das, dass Wrike von allen anderen Tools abhebt sind seine Schnittstellen. Du kannst Slack (Dazu kommen wir noch), dein Drive, Confluence und zahlreiche andere Tools mit anbinden. Wrike kann noch viel mehr aber das würde hier den Rahmen sprengen.
Abschließend noch alternativen zu Wrike:
Trello ist die einfachste Variante und empfiehlt sich sehr für Einzeltäter. Auch hier kann priorisiert werden und auch hier gibt es eine mobile App.
Kommunikation
Skype
Bekannt seit eh und je und immer noch eine der beliebtesten Kommunikationstools auf dem Markt. Schnell installiert ermöglicht Skype Sprach- und Videotelefonie über das Internet – auch per Desktop- und mobile App. Sogar der eigene Bildschirminhalt kann übertragen werden. Das ist sehr hilfreich, wenn du jemandem einem Arbeitsprozess oder die Funktion eines Programmes zeigen möchtest. Dabei kann dir dein Gesprächspartner direkt Fragen stellen, wenn er etwas nicht verstanden hat. Außerdem kannst du via Skype Dateien aller Art versenden und empfangen. Im Gegensatz zu E-Mail gibt es bei der Größe der zu versenden Datei keine Grenze. Begrenzt ist jedoch die Teilnehmerzahl bei Videokonferenzen. Hier sind maximal 10 Teilnehmer möglich.
Zoom
Mit maximal 100 Teilnehmer ist Zoom quasi der große Bruder von Skype wenn es um Videokonferenzen geht. Weitere Vorteile von Zoom sind die Planbarkeit von Videokonferenzen und das Versenden der Links zum Meeting via E-Mail. Damit ist es dir möglich eine Konferenz im Vorauszuplanen und den Link dazu gleich bei der Einladung der Teilnehmer mitzusenden.
Slack
Slack bietet Videokonferenzen und Anrufe nur in der zahlungspflichtigen Variante an. Das liegt daran, dass Slack für die schriftliche Kommunikation konzipiert ist. Und das auf unglaublich produktive Art. Du kannst verschiedene Projektgruppen erstellen. In diesen können dann die Personen Anfragen zum Projekt schnell und unkompliziert erstellen oder beantworten. Slack bietet noch den Vorteil das jede Menge anderer Tools angebunden werden können. Es ist möglich CRM oder DMS Systeme mit einzubinden. Damit kannst du auf Wunsch auch deine Kunden über ihre bestehenden Systeme in deine Kommunikation mit einbinden. Und das alles auch von Überall aus, denn auch Slack bietet eine mobile App an.
Zeiterfassung
Clockodo
Produktiv zu sein bedeutet deine Zeit richtig zu nutzen. Wenn du für verschiedene Kunden arbeitest und die Übersicht über die geleisteten Stunden nicht verlieren möchtest, kannst du mit Clockodo deine Zeit tracken. Du kannst alle deinen Kunden anlegen und brauchst sie vor Arbeitsbeginn nur auswählen, eine Beschreibung der Tätigkeit eintippen und auf Start zu klicken. Anschließend kannst du einen Bericht/Zeitnachweis für deinen Kunden erstellen und entsprechend deine Rechnung stellen. Darüber hinaus kannst Du aber auch Berichte darüber erstellen wieviel Stunden deiner gesamten Arbeitszeit du für welchen Kunden aufgebracht hast. Aber das war noch nicht alles. Falls Du Mitarbeiter hast, kannst Du auch diese anlegen und ihnen einen Zugang geben. Dann können deine Mitarbeiter vor Tätigkeitsbeginn den Kunden wählen, die Tätigkeitsbeschreibung reinschreiben und die Zeit erfassen. Nun hast Du sogar ein Überblick darüber, wieviel Stunden für einen Kunden von allen involvierten Mitarbeitern gearbeitet wurde. Oder wie viele Stunden ein einzelner Mitarbeiter für einen bestimmten Kunden geleistet hat. Natürlich kannst Du auch sehen, wieviel Stunden ein bestimmter Mitarbeiter insgesamt in einem bestimmten Zeitraum geleistet hat. Das nenne ich produktiv arbeiten!
Alternativen für die Zeiterfassung:
Toogl (Sehr unkompliziert)
Time Doctor (Sehr komplex – mit Analysefunktionen usw.)
Alle der vorgestellten Tools stellen mobile Apps für das Smartphone bereit. So kannst Du auch unterwegs auf Anfragen reagieren, neue Aufgaben verteilen oder deine Zeit für Anfahrt zu deinem Kunden erfassen.
Du siehst, es gibt jede Menge Tools die dir den Arbeitsalltag erleichtern und mit denen du produktiv arbeiten kannst. Natürlich sind die hier aufgeführten Tools nur einige wenige – doch für deinen speziellen Bedarf gibt es sicher das richtige Tool.
