Jeden Tag stehen uns nur 24 Stunden zur Verfügung. 1/3 davon schlafen wir. Die meisten arbeiten wiederum 1/3 der Zeit, so dass für Freizeit, Hausarbeit und andere Tätigkeiten das letzte Drittel übrig bleibt. Doch diese Aufteilung wird wohl bei kaum einem Menschen wirklich stimmen. Studien (1) zufolge kommen 1/4 der Deutschen auf nicht mal 6 Stunden Schlaf. Eigentlich blöd, denn wir arbeiten nicht mal länger. Die Zahl der Überstunden ist seit Jahren rückfällig (2). Na gut… irgendwo muss die Zeit fürs Streaming-TV ja herkommen… Aber wie lerne ich das zu ändern? Wie lerne ich Disziplin? Immerhin scheint es, als wäre ein disziplinierter Tagesablauf der Schlüssel zum Erfolg.
Wenn du selbständig bist, dann kannibalisieren sich deine Tätigkeiten ständig gegenseitig. Zu langer Schlaf raubt dir Arbeitszeit. Zu viel Arbeitszeit raubt dir Freizeit. Darum sind wie Selbständigen auch ständig gefordert diszipliniert zu arbeiten. Wenn dir beim Lesen der Strategien die Frage in den Sinn kommt, wie aber finde ich dabei zu mir selbst – dann werde ich am Ende des Artikels auch hierzu eine Brücke schlagen.
Wenn du dich also häufig dabei erwischst, wie du Aufgaben Schleifen lässt, dann habe ich hier ein paar Strategien, die ich dir gern an die Hand geben möchte. 10 Strategien, wie du deinen Tag optimal organisierst.
ALLE davon setze ich selbst so ein. Mal härter, mal weicher. Je nachdem, welche Projekte gerade anstehen. Also – wie lerne ich Disziplin? Hier kommt deine Strategien::
1. Schaffe Verbindlichkeiten
Zu allererst solltest du alles, was zu erledigen ist verschriftlichen. Das kannst du digital oder klassisch mit Papier und Stift machen, je nach dem was dir eher liegt. Ich persönlich bevorzuge die digitale Form da ich auf diese Art und Weise auch Benachrichtigungen über meine Tagesordnungspunkte erhalte. Außerdem ist es auch einfacher, wenn ein Termin mal verschoben werden muss. Solche To-Do Listen helfen nicht nur wichtige Aufgaben nicht zu vergessen, sondern motivieren zudem auch noch, da sie dich verpflichten. Was du aufschreibst kannst du nicht unter dem Tisch fallen lassen.
Plane zwischen den verschiedenen Aufgaben immer einen Puffer ein. Unverhofft kommt ja bekanntlich oft. So vermeidest du unnötigen Stress und bist produktiver.
2. Priorisiere deine Tasks
Wichtig ist, dass du Prioritäten setzt. Jeder tickt etwas anders. Deshalb rate ich dir, die wichtigsten Aufgaben zu den Zeiten zu planen an denen du am leistungsfähigsten bist. Da sind wir Menschen wirklich komplett unterschiedlich. Die Einen sind eher morgens auf ihrem Leistungshöhepunkt, andere mittags und manche laufen erst gegen Nachmittag richtig warm. Bei Aufgaben mit hoher Priorität solltest Du zeitlich entsprechend mehr Puffer einplanen. Empfehlenswert sind drei Prioritätsstufen. Die Aufgaben der höchsten und damit der wichtigsten Stufe sind jene, die auf jeden Fall erledigt werden müssen. Egal was kommen mag. Ich empfehle darüber hinaus auch sogenannte Pain-Points. Je unangenehmer eine Aufgabe ist, desto mehr Pein-Punkte bekommt sie und muss entsprechend früher aus der Welt geschafft werden. Bei mir ist das z.B. meine geliebte Buchhaltung.
3. Erstelle Routinen
Aufgaben, die du wiederkehrend erledigen musst, wie zum Beispiel deinen E-Mail-Eingang checken, Bestellungen aufgeben oder Termine vereinbaren, solltest du in einer Routine einbauen. Zeitlich setzt du diese Aufgaben am besten zwischen die Tasks mit hoher Prio. So entspannst Du zwischen drin immer mal wieder und bist im Anschluss leistungsfähiger. Für Routinen gibt es einige tolle Apps, wie Productive oder Today.
4. Fokussiere dich
Lass das Multitasking. Das zehrt nur an Zeit und Nerven. Außerdem machst Du dadurch mehr Fehler. Und diese zu beheben kostet was? Zeit! Was ist Zeit? Geld! (Zumindest in der Arbeitswelt). Es ist längst wissenschaftlich belegt, dass die Vorteile beim Single-Tasking deutlich überwiegen (3).
5. Setze Deadlines
Setze für deine Aufgaben Deadlines. Ansonsten wirst du unbewusst vor dich her trödeln. Womit wir wieder bei Zeitverschwendung wären. Natürlich sollst Du aufgrund deiner Deadlines keine halben Sachen machen. Deshalb haben wir ja auch im Zeitplan für die Aufgaben mit hoher Priorität hinten heraus mehr Zeit, falls die Aufgabe schwerer zu erledigen ist als erwartet. Unverhofft mehr Zeit zu benötigen ist ein kleineres Problem, als die Aufgabe zu spät zu beginnen.
6. Achte auf deine Pausen- und Ernährungsplanung
Pausen sind sehr wichtig und diese solltest du auch großzügig vorplanen. Du solltest aber keinesfalls deine Pausenzeit damit verschwenden um herauszufinden was du Essen sollst. Ergo solltest du direkt beim Planen deiner Pausen auch einplanen was du Essen möchtest (oder wo du in deinen Pausen Essen gehen möchtest).
7. Isoliere dich!
Versuche dir einen möglichst ablenkungsfreien Arbeitsplatz zu schaffen. Schalte Benachrichtigungen von Facebook & Co aus. Wenn du in einem Großraumbüro sitzt, kannst du beispielsweise Musik mit deinen Kopfhörern hören. Noch besser sind Noise-Cancelling-Kopfhörer. Richte dir, wenn möglich, Sprechzeiten ein. So wirst du beim Erledigen von Aufgaben mit hoher Priorität nicht ständig unterbrochen und bleibst im Arbeitsflow. Deine Mitmenschen werden es dir danken und Verständnis zeigen.
8. Sag NEIN!
Du kannst nicht immer für jeden alles erledigen. Wenn du gerade an Aufgaben mit hoher Priorität sitzt und jemand bittet dich um Hilfe, sag nein! Biete deine Hilfe für später an. Erkläre der Person das du gerade an einer sehr wichtigen Aufgabe arbeitest und deine gesamte Konzentration dafür aufbringen musst. Überfordere dich selbst nicht in dem du alle möglichen Aufgaben annimmst. Kenne dein Pensum, sonst leidet früher oder später dein Körper mit.
9. Suche Unterstützung
Wenn du dein eigener Chef bist, die Geschäfte gut laufen und immer mehr Aufträge ins Haus kommen, organisiere dir Unterstützung. Versuch Aufgaben mit weniger Priorität abzugeben bzw. auszulagern. Wenn du bedenken wegen den Lohnkosten hast, dann kannst du zum Beispiel virtuelle Assistenten nutzen. Ich selbst arbeite erfolgreich mit Strandschicht.de. Alternativen sind my-vpa.com oder fernarbeit.net. Auf diese Weise kannst du dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren und deinen Kunden die bestmögliche Leistung erbringen.
10. Schalte ab und erhole dich ausreichend!
Bevor du Feierabend machst, geh deine To-Do Liste durch. Streiche alles was Du erledigt hast, und mach deine Liste für den nächsten Tag. Bereinige anschließend dein E-Mail-Postfach. So verlierst Du den Überblick nicht und musst dich am am nächsten Morgen nicht erst neu sortieren. Und wenn du alles erledigt hast, schalte einfach ab – im Kopf. Lass die Arbeit ruhen und bis zum nächsten Tag warten. Ich weiß, dass das nicht immer geht – gerade als Selbständiger. Und das ist auch okay.
Gib dich deinem Privatleben hin und genieße deine Freizeit. Und zu guter Letzt: Schlafe ausreichend. Also mehr als die von Wissenschaftlern mindestens empfohlenen 6 Stunden.
Bei all den Tipps – Wie aber finde ich dabei zu mir selbst?
Die Tipps und Strategien kommen dir befremdlich vor? Keine Sorge, das ist völlig normal, wenn es darum geht signifikante Änderungen in dein Leben zu bringen. Aber wenn du wirklich Disziplin lernen möchtest und dich in Zukunft noch stärker fokussieren willst, dann solltest du dafür sorgen, dass diese Strategien dein neues Selbst werden. Der Weg zum Erfolg ist nicht einfach, aber stetig.
Es geht also weniger um die Frage wie du dich finden kannst, als WANN. Je schneller du voran kommst, je mehr du ausprobierst, je mehr du testest, desto schneller wirst du das finden, was du liebst und glücklicher werden. Und letztlich geht es uns als Selbständige und freie Denker ja genau darum.
